By Thierry de Baillon
Version française ici.
A few weeks ago, I wrote about the particularities of social media in Japan. During the early eighties, Japanese companies were taken as a management model and a lot of best practices were imported into our Western world to seed what are considered today as the roots of modern management.
We are now facing quite a similar necessary cultural change, as the need to implement conversational and collaborative practices into the enterprise raises and will soon become unavoidable. But life behind the firewall is far more structured and harder to move than the consumer market, and many social media initiatives fail or cannot be applied company-wide, due to lack of management involvement or cultural inertia. It may be time to have a deeper look at Japan – again.
Like in the Japanese social space, relationships inside a company are heavily structured, and can similarly be shematized into 3 concentric circles. At the inner level take place all informal conversations, while the middle circle represent all hierarchy and task-based relationships, the outer circle including all those nods and hellos exchanged with people you barely know. Given that model, what could we learn to help the conversation grow?
Inner circle: Put the water-cooler online
That was already told, but seeding the conversation often only means letting it flow between colleagues who already talk and work together. Allowing for informal, even quite irrelevant, exchanges online, is the best way to encourage collaboration. Let them set up blogs, wikis and forums on whichever topic they want. By encouraging employees to use social media in their day-to-day tasks, and chatting by the water-cooler definitely IS a day-to-day task, you”ll be rewarded.
Middle circle: Preserve intimacy
On both sides of the firewall, everything you write is quite indelible, and in the enterprise’s world, this means walking naked in front of your hierarchy, an absolute brake on social media acceptance. Please, allow your employees to use nickname, uncovering their true identities only to the ones they trust and value.
What is the risk? Bare none. Anyone is already authenticated and tracked in their online life. In case of suspicious activities, just ask the IT service to flag login or IP adresses. On the other side, people will feel much more free to share their thoughts and knowledge.
Middle circle: Break silos
Please forget about community-based platforms. These would only recreate online the information silos inherent to structured companies. Open any gates to everyone, or you may never know who has the knowledge you are desesperately looking for. Allow people to engage with others without any restriction, and make anything visible from everybody. Communities which will emerge from such an attitude might not be the one you think they would. Apart from better seeding the conversation, this will help you listen and monitor what is happening online.
Middle circle: Get middle management engaged
Well… I guess there is no need to develop this crucial point any further.
Outer circle: Encourage synchronism
Most of the communication taking place between people is synchronous: meetings, conference calls, team work,… The only asynchronous tool your employees are really used to is email. Sadly enough, most of social media tools are asynchronous per nature, which means you will need to induce new working habits as soon as you want to leverage your collaborative toolkit.
Setting up synchronous sessions, while people are online at the same time with the same tools for a few hours, will really help building a community feeling and will definitely ease the use of these tools.
By Thierry de Baillon
English version here.
J’ai écrit il y a quelques semaines un billet sur les médias sociaux au Japon. Au début des années 80, le mangament des entreprises japonaises apparaissait comme un modèle à suivre, et de nombreuses pratiques ont été importées dans nos entreprises occidentales, jetant les bases de ce qui est aujourd’hui considéré comme le management moderne.
Nous faisons aujourd’hui à nouveau face à un important changement culturel, le besoin d’implémenter dans l’entreprise des pratiques collaboratives tel qu’il commence à se faire sentir deviendra bientôt inévitable. Mais la vie derrière un firewall est souvent infiniment plus structurée et difficile à faire évoluer que l’univers grand public, et bien des initiatives visant à introduire les médias sociaux en entreprise échouent ou restent cantonnées à un département ou un service, faute d’implication de la direction, ou par inertie culturelle. Peut-être est-il temps de jeter -à nouveau- un oeil du côté du Japon.
Tout comme l’espace social japonais, celui de l’entreprise est hautement structuré, et peut de la même manière être shématisé en 3 cercles concentriques. Au centre se tiennent les conversations informelles entre collègues, tandis que le cercle du milieu représentent les relations hiérarchiques ou en mode projet, le cercle extérieur englobant tous les bonjours et signes de têtes échangés avec des gens que vous connaissez à peine. Ce modèle une fois mis en place, que pouvons-nous apprendre pour nourrir la conversation?
Premier cercle: Mettre la machine à café en ligne
Cela a déjà été dit, mais nourrir la conversation signifie souvent simplement la laisser librement circuler entre collègues qui ont déjà l’habitude de trvailler et converser ensemble. Favoriser les échanges informels, voire hors de propos, en ligne, est la meilleure façon d’encourager l’esprit collaboratif. Laissez-les créer des blogs, des wikis et des forums sur n’importe quel sujet. Encourager les employés à utiliser les médias sociaux dans leur vie de tous les jours, et les discussions autour de la machine à café FONT PARTIE de la vie de tous les jours, est facteur de succès.
Cercle médian: Préserver l’intimité
Tout ce que vous écrivez sur internet, de ce côté ou de l’autre du firewall, est quasiment indélébile, ce qui, dans l’univers de l’entreprise, signifie vous retrouver quasiment nu devant vos supérieurs hiérarchiques, ce qui est, intutile de le dire, un frein absolu à l’utilisation spontanée des médias sociaux. Donnez donc le droit à vos employés d’utiliser des pseudos, et de ne dévoiler leur identité qu’à ceux en qui ils ont réellement confiance.
Quel risque y a-t-il? Quasiment aucun. Tout le monde est déjà authentifié et suivi pas à pas dans sa vie en ligne. En cas d’activités suspectes, il suffit de demander à votre service informatique de tracer les logins ou les adresses IP. Par contre, chacun se sentira infiniment plus libre de partager leurs opinions et leurs connaissances.
Cercle médian: Casser les silos
Par pitié, oubliez les plate-formes de médias sociaux orientées communautés. Elles ne font que reconstruire en ligne les silos d’information inhérents à une entreprise structurée. Ouvrez les portes à tous, ou vous risquez de ne jamais savoir qui possède la connaissance dont vous avez désespérement besoin. Permettez aux employés d’engager la conversation avec qui bon leur semble sans restriction, et rendez tout visible à tout le monde. Les communautés qui émergeront naturellement ne seront peut-être pas celles auxquelles vous vous attendez. Non seulement la conversation sera mieux nourrie, mais cela vous aidera à écouter et à suivre ce qui se passe en ligne.
Cercle médian: Impliquer la direction
Beaucoup a été dit sur ce point crucial, je ne m’y étendrai pas.
Cercle extérieur: Encourager la communication synchrone
La quasi totalité de la communication à l’intérieur de l’entreprise est synchrone: réunions, conférences téléphoniques, groupes de travail,… Le seul outil asynchrone couramment utilisé est l’email. Malheureusement, la plupart des médias sociaux sont par anture asynchrones, et il vous faudra mettre en place de nouvelles habitudes de travail dès que vous souhaiterez mettre votre plate-forme collaborative à profit.
Créer régulièrement des sessions synchrones de quelques heures, pendant lesquelles chacun sera en ligne au même moment et utilisera les mêmes outils, vous permettra de développer un esprit communautaire et simplifiera grandement l’adoption des médias sociaux au sein de l’entreprise.
