A Small Attempt to Model Organizational Evolution

By Thierry de Baillon

Version française ici.

Last few months were, for me, pretty insightful. I tried to spread and nurture some ideas about organizations, collaboration and complexity, met people, chatted online with others, read, assisted or talked at events…  The last pebbles of wisdom came for The Age of Paradox, from Charles Handy, whose S-curve metaphor quasi magically fitted my intuitions. Little by little, I have now built a somehow practical model of organizational maturity which drastically shows the need for enterprise to step into the 2.0 world.

This is what I wanted to share with you today.

Phase #1: the simple enterprise

Most companies start simple, with a few people gathering their skills on an idea. Decision making, tasks assignment and direct interaction with clients and all stakeholders are straightforward.  As every entrepreneur knows, initial company’s growth is often a synonym for efficiency drop and P&L decrease, since administrative tasks, indirect structural costs and middle-term forecasts add financial and human pressure on its early development.

Overcoming these obstacles is one of the main burdens of start-ups and young businesses. Innovation sparks, knowledge capitalization is eased by a common vision on business, and further growth usually stands for sustainable efficiency and market shares increase.

Phase #2: the complicated enterprise

As organizations grow in size, original simplicity gets harder and harder to maintain. In The Pursuit of Wow, Tom Peters considers the ideal size of organizations to be around 150. Beyond this size, knowing everybody in person becomes impossible (think about the Dunbar number, which has the same value), and intermediate layers of power and delegation begin to develop. Beyond this phase, whether they want it or not, to go on growing, most companies enter the complication realm.

Most today’s big companies and groups are complicated. To afford growth and efficiency increase, more and more processes are setup to ensure reliable operations and risk mitigation, thus relegating the core competencies of decision making and innovation to the periphery. The vision, if any, is now supported at board level, no more at individual level. New layers of control and supervision appear, silos are created and knowledge acquisition is formalized as an attempt to gain efficiency through specialization.

As big companies get bigger, unless sustained by a never-ending expanding market, internal growth and innovation reach a tipping point, and companies rely on mergers and acquisitions to keep on steadily growing. As a matter of fact, at some stage of complication, companies do not create jobs anymore. In France, a study from INSEE showed that big organizations and groups rather destroy internal jobs; they transfer them to subsidiaries, contractors and subcontractors, and, even this way, only very barely participate in job creation. Similar studies, conducted in other countries, showed the same results. Knowledge, and acquisition of new knowledge, are still a key factor for innovation and efficiency. To compensate for the fact that it cannot be brought in by external stakeholders anymore, the complicated enterprise shifts to another organizational paradigm, and becomes a learning enterprise, putting an overall important effort into training.

Threats to the complicated enterprise

What we are witnessing today in most business sectors is the inability for big companies and groups to reinvent themselves fast enough to cope with the threats they are now facing. Optimization of business processes and costs reduction only marginally affect organizations’ efficiency and growth. Faster evolving markets challenge organizations’ ability to react to customers’ demand, and to reorganize internally accordingly. Decision making is more and more paralyzed by process-based operations and chains of control, thus affecting companies’ agility.

Furthermore, organizations now have to face important internal challenges. Baby boomers, once the lifeblood of business, are now retiring at increasing rate, depriving companies of crucial knowledge and expertise. At the other end of the population pyramid, Generation Yers are today experiencing a totally new experience in the way they communicate and interact. This isn’t about tools, about technologies and the way they use them. The internet is radically changing their and our lives, enabling a radically different perception of ourselves, transforming the very nature of information, challenging hierarchies, management and workflows.

Without a shift, complicated organizations will soon enter a delusional phase, leading to increased efficiency loss.

Phase #3: the complex enterprise

To answer these threats, organizations need now to embrace complexity, instead of persisting into increased complication. I already wrote about the necessary shift they need to undergo to harness the power of networked collaboration, to step from hierarchy to wirearchy, as Jon Husband defines it. This paradigm’s shift comes at a cost; while present organizational strategies still show efficiency improvements, the challenge of adopting Enterprise 2.0 concepts and practices will necessarily see it dropping for some time. Coexistence of both structures will not ease things out, until companies get a clearer view of the new induced competitive advantages.

Here is an attempt to summarize some key organizational changes involved during the journey from simplicity to complexity:

Future doesn’t belong to complication, and simplicity is far behind most companies. Pioneering Enterprise 2.0 is a bold, but soon to be unavoidable, step into business redesign.

Petite tentative pour modéliser l’évolution des organisations

By Thierry de Baillon

English version here.

Ces derniers mois ont, pour moi, été particulièrement riches. J’ai essayé de partager et de nourrir un certain nombre d’idées autour des organisations, de la collaboration et de la complexité, rencontré des gens, chatté en ligne avec d’autres, lu, assisté ou parlé à plusieurs événements… Les dernières révélations sont venues de The Age of Paradox, de Charles Handy, dont la métaphore de la sinusoïde est venue de manière quasi-magique compléter mes intuitions. Petit à petit, j’ai pu construire un modèle plus ou moins concret de maturité des organisations qui démontre clairement la nécessité pour les entreprises d’entrer dans le monde du 2.0.

C’est ce que je désirais aujourd’hui partager avec vous.

Phase #1: l’entreprise simple

La plupart des entreprises sont au départ simples, se créant autour de quelques personnes rassemblant leurs talents autour d’une idée. La prise de décision, la distribution des tâches et l’interaction directe avec les clients et l’ensemble des parties prenantes sont elles aussi simples et directes. Comme le sait tout entrepreneur, la croissance initiale de l’entreprise est souvent synonyme de perte d’efficacité et de chute du résultat; les tâches administratives, les coûts indirects de structure et les prévisions à moyen terme mettent une pression à la fois humaine et financière sur son développement.

Surmonter ces obstacles est une des pierres d’achoppement qui attendent les start-ups et les jeunes entreprises. L’innovation est omniprésente, la capitalisation du savoir est facilitée par une vision commune des affaires, et la croissance qui en découle est généralement synonyme d’efficacité durable et d’accroissement des parts de marché.

Phase #2: l’entreprise compliquée

Au fur et à mesure que les organisations grossissent, la simplicité originelle devient de plus en plus difficile à conserver. Dans The Pursuit of Wow, Tom Peters établit à environ 150 personnes la taille idéale des organisations. Au-delà de cette taille, connaître tout le monde en personne devient impossible (ce chiffre est à rapprocher du nombre de Dunbar, de même valeur), et des couches intermédiaires de pouvoir et de délégation comment à se mettre en place. Au-delà de cette phase, qu’elles le veuillent ou non, pour continuer à grossir, la plupart des entreprises entrent dans le royaume de la complication.

La plupart des grandes entreprises et des groupes actuels sont compliqués. Pour continuer à croître et à gagner en efficacité, de plus en plus de processus sont implémentés afin de sécuriser les aspects opérationnels et de minimiser les risques, reléguant ainsi les compétences clef que sont la prise de décision et l’innovation à la périphérie. La vision, s’il en reste une, est à présent portée, non plus au niveau individuel, mais au niveau du comité de direction. De nouvelles couches de contrôle et de supervision font leur apparition, des silos se créent et l’acquisition du savoir est formalisée, en un effort de gagner en efficacité à travers la spécialisation.

Au fur et à mesure que les grandes entreprises continuent à grandir, à moins d’être soutenues par l’existence d’un marché en perpétuelle expansion, la croissance et l’innovation internes atteignent un point d’inflexion, et elles dépendent davantage des fusions et acquisitions pour continuer à grossir. C’est un fait, au-delà d’un certain stade de complication, les entreprises ne créent plus d’emploi. En France, une étude de l’INSEE a montré que les grands groupes et organisations détruisent au contraire des emplois; elles les transfèrent vers leurs filiales, fournisseurs et sous-traitants, et, même ainsi, participent très peu à la création d’emplois. Des études similaires ont été conduites dans d’autres pays en obtenant les mêmes résultats. Le savoir, et l’acquisition de nouveau savoir, restent un facteur clef de l’innovation et de l’efficacité. Pour compenser le fait que ce savoir ne peut plus être apporté par des éléments extérieurs, l’entreprise compliquée bascule alors dans un nouveau paradigme, et devient une entreprise apprenante, accordant un effort particulier à la formation.

Les menaces pesant sur l’entreprise compliquée

Ce que nous observons aujourd’hui dans la plupart des secteurs d’activité, est l’impuissance des grandes entreprises et groupes de se réinventer suffisamment vite pour répondre aux menaces auxquelles elles font maintenant face. L’optimisation des processus et les réductions de coûts n’ont qu’une influence marginale sur la croissance et l’efficacité des organisations. Des marchés en évolution rapide challengent les capacités des organisations à réagir à la demande de leurs clients, et à se réorganiser à cet effet en interne. La prise de décision est de plus en plus paralysée par la gestion opérationnelle par processus et les chaines de contrôle en place, affectant ainsi l’agilité de l’entreprise.

De plus, les organisations doivent maintenant faire face à d’importants challenges en interne. Les baby boomers, qui ont jusqu’à présent représenté l’âme des entreprises, partent maintenant à la retraite à un rythme accéléré, privant ces entreprises d’un savoir et d’une expertise capitale. A l’autre bout de la pyramide des âges, les jeunes de la génération Y sont en train de vivre une révolution dans la manière dont ils communiquent et interagissent. Il ne s’agit pas d’outils, de technologies, et de la manière dont ils s’en servent. L’internet est en train de radicalement modifier leur vie et la nôtre, ouvrant la voie à une perception totalement différente de nous-mêmes, transformant la nature même de l’information, mettant les hiérarchies, le management et l’ensemble des workflows en question.

Sans un changement profond, les organisations compliquées vont bientôt entrer dans une phase de désillusion, et connaître une baisse croissante de leur efficacité.

Phase #3: l’entreprise complexe

Pour écarter ces menaces, les organisations doivent à présent accepter la notion de complexité, au lieu de persister dans une complication de plus en plus grande. J’ai déjà écrit sur le changement de mode de pensée qu’elles doivent entreprendre afin de mettre à profit la puissance de la collaboration en réseau, pour passer de la hiérarchie à la wirearchy, telle que Jon Husband la définit. Ce changement de paradigme a un coût; alors que les stratégies organisationnelles actuelles continuent à montrer une croissance de l’efficacité, le challenge que représente l’adoption des concepts et des pratiques de l’Enterprise 2.0 va nécessairement voir cette efficacité baisser pendant un certain temps. La coexistence des deux structures ne simplifiera pas les choses, tant que les entreprises n’auront pas une vision plus claire des avantages compétitifs que cette nouvelle approche induit.

Voici une tentative pour résumer quelques uns des changements organisationnels majeurs qui se produisent ou sont à prendre en compte dans le voyage de la simplicité à la complexité :

Le futur n’appartient pas à la complication, et la simplicité est loin derrière pour la plupart des entreprises. Mener, en pionnier, le changement vers l’Enterprise 2.0 est une étape audacieuse, mais bientôt incontournable, vers le redesign du business.

“Toward Enterprise 2.0″: Are We Pushing Further a Square Peg Into a Round Hole?

By Thierry de Baillon

Version française ici.

I was lucky enough to have in hands “Toward Enterprise 2.0″, a recent study of Enterprise 2.0 adoption, conducted by Cecile Demailly, from Early Strategies consulting agency. This survey unveils many interesting results about transformation strategies, and about the perception that actors of the change have.

This survey “was offered online from November 2009 to January 2010, and was answered by a primary set of people involved in Enterprise 2.0 deployment, and a secondary audience of well-informed users of Enterprise 2.0 applications and projects. The 50 respondents are mainly located in France (48%), the US (18%), the UK (12%) and the Netherlands (10%)”.
As no surprise, most of the themes emerging from this survey match commonly heralded attitudes and necessities. The report explicitly states that “organizations face a paradox that often happens with adoption of disruptive change (whether it is technology, work methods or management patterns): they have to cope with it, but cannot yet justify it nor master the transformation because it is too early, too little history and case studies to learn the lessons from others”. Despite the fact that most respondents see themselves as pioneers, one of the key findings of the study is that “there are good links between the organizational values and the transformation goals, ROI expected and success factors”, and that “this sense needs to exist at different levels. The most obvious being at the organizational level, the most enduring being at individual level, and the least recognized, probably, being at management level”.

I won’t detail the numerous results of this 37 pages report, which you can buy on the Early Strategies website. I want instead to highlight some quite disturbing findings which, in my opinion, highlight the shortcomings of present adoption approaches and expectations.
Although considered as an intangible ROI of E2.0 adoption, “better innovation” is cited by 70% of respondents; but when asked about the impact of the tools in their daily work, innovation is no more on the list of positive outcomes. What is happening here? Cecile suggested me that innovation is an organization-wide vision, while people think it only has a very limited impact in their own tasks. My opinion is a bit different, since innovation seems to be also absent from organization-wide usefulness results: albeit innovation is seen as a capital competitive advantage, present adoption frameworks of 2.0 technologies do not create the necessary organizational structures to foster it.

Another matter of concern relates to the learning programs and medium used by companies to accompany the change. Unstructured programs account for only 17% of the total learning efforts, and collaborative unstructured learning takes place in a small 14% of all the media used. Knowing that 80% of organizational knowledge is tacit, and that collaborative tools are, by far, the best medium to be used to set up informal learning, it looks like adoption guidance takes place without harnessing the inherent power of the tools themselves. We are trying to deal with a new paradigm with the methods and processes inherited from conventional “Enterprise 1.0″ thinking. What we need is a huge reappraisal of our change management methods.

I was also puzzled to read that the marketing department was not involved at all during adoption for all B2C respondents. The report states that “this might not be meaningful given the size of the panel”. What a relief… But as partial as they are, those results state that some companies ARE in fact trying to implement Enterprise 2.0 as a closed system, keeping the client view away from the change. This is quite frightening.

Diving into complexity is for sure a bold move. But some of the results from the report suggest that the necessary change from a process-based organization toward a network-based ecosystem, collaborative, innovation and client-centric, is not taking place the way it should. The era of socialwashing seems now behind us, but are present Enterprise 2.0 adoption frameworks REALLY changing organizations, or are we just pushing further a square peg into a round hole, trying to fit a new paradigm into an obsolete one? I would love to read your view about it.

“Toward Enterprise 2.0″: sommes-nous en train de pousser plus loin une pièce carrée dans un trou rond?

By Thierry de Baillon

English version here.

J’ai eu la chance d’avoir en mains “Toward Enterprise 2.0″, une étude récente sur l’adoption de l’Entreprise 2.0, dirigée par Cécile Demailly, de l’agence Early Strategies. Cette enquête apporte de nombreux résultats intéressants sur les stratégies de transformation adoptées, et sur la perception que les acteurs du changement en ont.

Cette enquête (en anglais) “a été menée en ligne entre Novembre 2009 et Janvier 2010, auprès d’un premier ensemble de personnes impliquées dans le déploiement de l’Entreprise 2.0, et auprès d’un échantillon secondaire d’utilisateurs bien au fait des applications et des projets relevant de l’Entreprise 2.0. Les 50 personnes interrogées se situent principalement en France (48%), aux États-Unis (18%), au Royaume-Uni (12%) et aux Pays-Bas (10%)”.
Sans surprise, la plupart des thèmes qui se dégagent de cette enquête correspondent aux attitudes et aux nécessités affirmées pour une telle adoption. Le rapport indique explicitement que “les organisations font face à un paradoxe qui se produit souvent lors de l’adoption de changements disruptifs (qu’il s’agisse de technologie, de méthodes de travail ou de modes de management): elles doivent faire face, mais ne peuvent pas encore justifier ce changement ni maitriser la transformation parce qu’il est encore trop tôt, il existe trop peu d’études de cas permettant d’en tirer des leçons”. Malgré le fait que la plupart des répondants se considèrent comme des pionniers, l’une des principales conclusions de l’étude est que “il existe des liens solides entre les valeurs organisationnelles et les objectifs de la transformation, le ROI attendu et les facteurs du succès” et que ” ce sentiment doit exister à différents niveaux. Le plus évident se situant au niveau de l’organisation, la plus durable au niveau individuel, et le moins reconnu, sans doute, au niveau du management”.

Je ne passera pas en détail les nombreux résultats de ce rapport de 37 pages, que vous pouvez acheter sur le site d’Early Stratégies. Je souhaite plutôt souligner certaines conclusions assez troublantes qui, à mon avis, mettent en évidence les lacunes des attentes et des approches actuelles d’adoption.
Bien que considéré comme un ROI immatériel de l’adoption de l’Entreprise 2.0, “améliorer l’innovation» est cité par 70% des répondants, alors que lorsqu’on les interroge sur l’impact des outils dans leur travail quotidien, l’innovation n’est plus citée dans la liste des résultats positifs. Que se passe-t-il ici ? Cécile m’a suggéré que l’innovation est une vision portée au niveau de l’organisation, tandis que les gens pensent qu’elle n’a qu’un impact très limité sur leurs tâches quotidiennes. Mon avis est un peu différent, puisque l’innovation semble être également absente des résultats concernant ‘utilité des outils au niveau de l’organisation: bien que l’innovation soit perçue comme un avantage concurrentiel capital, les méthodes actuelles d’adoption des technologies 2.0 ne créent pas les structures organisationnelles nécessaires à son développement.

Un autre sujet de préoccupation concerne les programmes et supports d’apprentissage utilisés par les entreprises dans l’accompagnement du changement. Les programmes non structurés ne représentent que 17% de l’effort total d’apprentissage, et l’apprentissage collaboratif non structuré de compte pour un petit 14% de l’ensemble des supports utilisés. Sachant que 80% du savoir en entreprise est tacite, et que les outils collaboratifs sont, de loin, le meilleur moyen de mettre en place l’apprentissage informel, il semble que l’accompagnement à l’adoption s’opère sans même mettre à profit le potentiel intrinsèque des outils eux-mêmes. Nous essayons de changer de paradigme en utilisant les méthodes et les procédés conventionnelles héritées de la pensée “Entreprise 1.0″. Nous avons décidément besoin d’une remise en question radicale de nos méthodes de gestion du changement.

J’ai également été plus que surpris de lire que le service marketing d’aucun des répondants travaillant dans une entreprise B2C n’avait été impliqué dans l’adoption . Le rapport indique que «cela pourrait ne pas être significatifs étant donné la petite taille de l’échantillon”. Quel soulagement… Mais, aussi limités soient-ils, il n’en reste pas moins que ces résultats indiquent que certaines entreprises cherchent à mettre en œuvre l’Entreprise 2.0 en tant système fermé, en conservant l’interaction avec le client l’écart de ce changement. Ce qui semble plutôt effrayant.

Plonger dans la complexité a bien sûr quelque chose d’audacieux. Mais certains résultats du rapport suggèrent que le changement nécessaire depuis une organisation gérée par les processus vers un écosystème à base de réseaux, collaboratif, innovant et axée sur le client, ne se met pas en place là où il le devrait. L’ère du socialwashing semble maintenant être derrière nous, mais les méthodes d’adoption de l’Entreprise 2.0 changent-elles VRAIMENT les, ou sommes-nous en train de pousser plus loin une pièce carrée dans un trou rond, en essayant de faire entrer un nouveau paradigme dans des structures obsolètes? J’aimerais bien avoir votre avis.