By Thierry de Baillon
Version française ici.
While social media is slowly earning a place inside companies, they still have none or very little impact on the rigid business processes of the enterprise. A major cultural change, along with deep redesign of corporate governance and internal working, are needed. Ironically, the seeds which might nurture the organic development and integration of networks and social tools were present in the model Philip Crosby took when he wrote Quality is Free in 1979, setting the basis for most of present processes: the Japanese concept of Kaizen.
Back in the eighties, when the principles of a quality managed enterprise emerged, US companies were outperformed by Japanese ones, whether in creativity, innovation or quality. Learning from the Japanese approach to management seemed the best way to revamp Western companies, and the Total Quality Management system took every sector of the economy by storm. These revolutionary principles soon turned into processes and certifications, with the rise of the CMMI model, followed by ISO 9001 series of norms. The modern, predictive and productive enterprise was set up.
A 25 years old misunderstanding
While the principles of constant amelioration are at the heart of the Kaizen concept and philosophy, some crucial aspects were completely left over by occidental theorists, most of them inherent to the Japanese psychology.
Doing the right thing. Honesty and transparency matter, of course, but also the sense of being at the heart of processes and implicitly acting in the right direction. The human factor is what powers the enterprise, not the procedures.
Amelioration through participation, and constant innovation. First time I assisted a meeting in Japan, I was stroke by its apparent ineffectiveness. Everybody was discussing and questioning every point, going through the process again until a consensus emerge. But, most surprising to me at that time (1981), it did emerge each time, or was induced by a manager.
Kaizen is part of Zen. Zen tells us not to focus on results, but on the act of doing. By improving the way you manage a task, you obtain better results.
Valeria Maltoni recently gave insightful advices for bloggers, based on Kaizen principles. Sadly enough, most of the barriers which prevent us to easily adopt Enterprise 2.0 concepts come from a misunderstanding.
Where should we go from now?
Take a look at the above illustrations. It is no rocket science to see they don’t fit. The first one is the picture of a typical business process workflow, while the second illustrates a small network activity. To go any further, we now need to get back at the roots of the quality driven enterprise, and, one step at a time, redesign the processes with the help of social media. By looking back to the implications of Kaizen into enterprise, and how social media organically fits into it, we will correct a 25 years misunderstanding. Kaizen IS Enterprise 2.0.
By Thierry de Baillon
English version here.
Bien que les médias sociaux gagnent lentement leur place en entreprise, ils n’ont encore que peu ou pas d’impact réel sur les rigides process business qui président à leur fonctionnement. Un changement culturel majeur, ainsi qu’une reconception de la gouvernance d’entreprise et de son fonctionnement interne, y sont nécessaires. Ironiquement, les graines qui permettraient d’ensemencer le développement organique et l’intégration des réseaux et outils sociaux en entreprise étaient présentes dans le modèle dont s’est inspiré Philip Crosby en 1979, lorsqu’il écrivit Quality is Free, jetant les bases de la plupart de nos process actuels : le concept japonais du Kaizne.
Pendant les années 80, lorsqu’émergea le principe d’une entreprise gérée par la qualité, les entreprises américaines étaient largement dépassées par les japonaises, tant dans le domaine de la créativité que dans ceux de l’innovation ou de la qualité. Tirer la leçon de l’approche japonaise du management sembla être la meilleure solution pour tirer les entreprises occidentales du marasme, et les principes du Management par la Qualité Totale prirent d’assaut tous les secteurs de l’économie. Ces principes révolutionnaires furent rapidement transformés en processus, avec l’apparition du modèle CMMI, puis celle de la série de normes ISO 9001. L’entreprise moderne, prévisible et productive, était née.
Un quiproquo de 25 ans
Bien que les principes de l’amélioration continue soient au cœur du concept et de la philosophie Kaizen, certains aspects cruciaux furent entièrement laissés de côté par les théoriciens occidentaux, la plupart d’entre eux indissociables de la psychologie japonaise.
Faire ce qui semble juste. L’honnêteté et la transparence sont importantes, bien sûr, mais plus encore le sens d’être au cœur des processus et d’agir implicitement dans la bonne direction. C’est le facteur humain qui fait fonctionner l’entreprise, et non les procédures.
L’amélioration à travers la collaboration, et l’innovation continue. Lorsque j’assistai pour la première fois à une réunion de travail au Japon, je fus frappé par son apparente inefficacité. Tout le monde discutait tout et mettait tout en question, reprenant chaque point depuis le début, jusqu’à ce qu’un consensus émerge. Et, ce qui me surprit le plus à l’époque (1981), fut que ce consensus émergeât à chaque fois, et était au pire amené par un manager.
Le Kaizen est une démarche Zen. Le Zen nous enseigne à ne pas nous focaliser sur les résultats, mais sur les actes eux-mêmes. En améliorant votre manière d’appréhender une tâche, vous en améliorez les résultats.
Valeria Maltoni a récemment donné de judicieux conseils aux blogueurs, en se basant sur les principes du Kaizen. Malheureusement, la plupart des barrières qui, aujourd’hui nous empêchent de facilement mettre en œuvre les concepts de l’Entreprise 2.0 proviennent d’un malentendu.
Quelle direction pour l’avenir ?
Regardez les illustrations ci-dessus. Il n’est pas nécessaire d’être ingénieur pour comprendre que leur association ne fonctionne pas. La première représente le workflow typique d’un process d’entreprise, tandis que la seconde illustre l’activité d’un petit réseau. Pour aller au-delà, nous devons maintenant revenir aux origines de la gestion de l’entreprise par la qualité et, pas à pas, en redesigner les process en y intégrant les médias sociaux. En regardant à nouveau ce qu’implique le Kaizen en entreprise, et la manière dont les médias sociaux s’y intègrent organiquement, nous arriverons à corriger 25 ans de malentendu. Le Kaizen EST l’Entreprise 2.0.
