By Thierry de Baillon
This article has been cross-posted with ecollab blog carnival.
Version française ici.
Much has been told and written about the capital importance of knowledge in organizations, and the rise of networks-enabled enterprise emphasizes even more the role of informal learning and knowledge sharing in human interactions in the workplace. Enterprise 2.0 is neither about technology nor about people, Enterprise 2.0 is about capturing and harnessing the knowledge flows which circulate inside and across organizations. But “capturing” knowledge is somehow like seizing the air we breathe. I f knowledge were an animal, it would definitely be a cat. Both Cheshire and Schrödinger’s cats.
Knowledge as Cheshire cat
As innocuous as the word seems, defining ‘knowledge’, particularly in relation to ‘information’, is no easy task. Furthermore, English language only has one word where French, for example, has two: “savoir” and “connaissance”. “Savoir” encompasses every human symbolic production (whether it be concepts, data, methods, philosophies…) and is independent from any being. “Connaissance”, on the other side, relates to the appropriation of knowledge by the human being. It is a never-ending process of understanding in the spiritual sense of it (see for instance, in French, these articles from Florence Meichel or René Barbier). Most of modern definitions of knowledge assume its social nature, embedding value into context.
The same piece of information won’t have the same meaning and importance if delivered or learned in different contexts. The way we learn this information is by itself part of its contextual inheritance, making look knowledge like the Cheshire’s cat: whenever you think you are able to formalize it, it has already taken a different meaning in another context, leaving you with dead, barely usable, information. Every Knowledge Manager knows how difficult reusability of formalized knowledge is.
An idealistic vision of a network-based company would allow for free flow of knowledge without any formalization. Nevertheless, the need for formalizing informal learning, as way of capturing informal knowledge, is quite mandatory in our organizations, notably in regard to HR issues. As Jon Husband recently pointed out:
there’s also ongoing dissonance or competition between the methods behind structured and defined organizational forms and activities, and the growing world of hyperlinked flows in which knowledge and meaning are built layer by layer, exchange by exchange
Organizational structures, job requirements and training valuation require a way to measure informal learning, thus to somehow formalize it. Rather than chasing the utopian goal to formalize knowledge, companies are in fact able to formalize and measure its outcome (think about Cheshire cat’s smile): increased ability to solve problems, coaching or mentoring assignments,…
Knowledge as Schrödinger’s cat
Furthermore, thinking of knowledge as a dual, formal versus informal, statement is a mere illusion. Any discrete piece of knowledge is paradoxically at the same time both a formal and informal artifact and, like in the Schrödinger’s cat paradox, we cannot assert anything before we actually use it. Every parent knows that acquisition of the most ever formalized knowledge by children is in fact conditioned by the relationship they maintain with their teachers.
Web 2.0 technologies allow us to formalize the informal, allowing us to tag, comment, recommend documents or contributions, adding them an interactive, tangible contextual layer. At the opposite, patents are among the most formal pieces of knowledge. But the use of properly designed SNA tools unveils their hidden informal nature. By uncovering citations, comments, and referencing and patterns of influence among clusters of linked patents and examinations, network analysis highlights intangible relationships. By changing our view on knowledge, we are able to consider it as formal or as informal, switching from an artifact to another.
Design is another great example of this “artifact switching”, which incarnates informal information gathered from customers, about their behaviors, conversations and wishes, into real-life formal products. This paradoxical co-existence, while difficult to leverage, is what ultimately keeps knowledge alive and useful.
By Thierry de Baillon
Ce billet est cross-posté sur le blog carnival ecollab.
English version here.
Une imposante littérature existe sur l’importance capital du savoir dans la gestion des organisations, et la notion grandissante d’entreprise en réseau met encore davantage l’accent sur le rôle de l’apprentissage informel et du partage du savoir dans les interactions humaines en entreprise. Le sujet de l’Entreprise 2.0 n’est la technologie ni les hommes, le sujet principal de l’Entreprise 2.0 est la capture et la mise à profit des flux de savoir qui circule à l’intérieur et entre les entreprises. Mais « capturer » le savoir est plus ou moins comme de capturer l’air que nous respirons. Si le savoir était un animal, ce serait avec certitude un chat. A la fois un chat du Cheshire et un chat de Schrödinger.
Le savoir est un chat du Cheshire
Aussi innocent que le mot paraisse, définir le « savoir », notamment en relation avec l’ « information », n’est pas chose facile. L’Anglais, d’ailleurs, traduit indifféremment « savoir » et « connaissance » par « knowledge ». Le savoir englobe l’ensemble des productions symboliques humaines (qu’il s’agisse de concepts, de données, de méthodes, de philosophies…) et est indépendant de l’individu. La connaissance, quant à elle, se rapporte à l’appropriation du savoir par l’être humain. C’est un processus jamais achevé de compréhension, dans le sens spirituel du terme (voir par exemple à ce sujet l’article de Florence Meichel ou celui de René Barbier). La plupart des définitions modernes du savoir reconnaissent sa nature sociale, intégrant la valeur dans un contexte.
Ainsi, la même information n’aura pas la même signification et importance selon le contexte dans lequel elle est acquise ou apprise. La manière elle-même dont nous apprenons cette information fait partie de son héritage contextuel, faisant ressembler le savoir au chat du Cheshire : dès que vous pensez être capable de le formaliser, il a déjà pris un sens différent dans un autre contexte, vous laissant avec une information morte, pratiquement inutilisable. Tout Knowledge Manager sait à quel point la réutilisation du savoir formalisé est difficile.
Une vision idéalisée de l’entreprise en réseau serait de permettre les flux de savoir circuler librement sans n’être aucunement formalisés. Cependant, nos entreprises ont le besoin indispensable de formaliser l’apprentissage informel, notamment pour des questions qui touchent aux ressources humaines. Comme le soulignait récemment Jon Husband :
“on trouve également une dissonance ou une competition de plus en plus grande entre les méthodes utilisées par les formes et activités organisationnelles structurées et définies, et la masse grandissante des flux hyperliés dans lesquels le savoir et le sens sont construit couche après couche, échange après échange »
Les structures organisationnelles, la qualification des postes et l’appréciation des apprentissages impose d’être capable de mesurer d’une manière ou d’une autre l’apprentissage informel, et donc en quelque sorte de le formaliser. Plutôt que de prétendre utopiquement à formaliser le savoir, les entreprises sont en fait capables de formaliser et de mesurer ses effet (pensez au sourire du chat du Cheshire) : compétence accrue à résoudre des problèmes, capacité au mentorat ou au coaching,…
Le savoir est un chat de Schrödinger
Il est de plus illusoire de vouloir considérer le savoir comme étant soit formel soit informel. Tout « morceau » de savoir est paradoxalement un artefact à la fois formel et informel et, tout comme dans le paradoxe du chat de Shrödinger, il est impossible d’affirmer quoi que ce soit avant que nous ne l’ayons utilisé. Tout parent sait que l’acquisition du plus formel des savoirs par un enfant est en fait conditionné par la relation qu’il entretient avec ses professeurs.
Les technologies du Web 2.0 nous permettent de formaliser l’informel, nous permettant de taguer, commenter, recommander contributions et documents, leur ajoutant une couche contextuelle tangible et interactive. A l’opposé, les brevets figurent parmi les pièces de savoir les plus formelles qu’il soit. Mais l’utilisation d’outils d’analyse des réseaux adéquats en révèle la nature informelle cachée. En mettant à jour citations, commentaires, références et motifs d’influence dans les groupes de brevets et d’examens, l’analyse des réseaux met en lumière d’intangibles relations entre eux. En changeant notre angle de vue sur le savoir, nous sommes capables de le considérer soit comme formel, soit comme informel, passant d’un artefact à l’autre.
Les design est un autre exemple marquant de ce « changement d’artefact », qui transforme les informations informelles recueillies auprès des clients, à propos de leurs comportements, de leurs conversations et de leurs désirs, en objets formels. C’est cette existence paradoxale qui, bien que difficile à metre à profit, conserve le savoir vivant et utile.
By Thierry de Baillon
Version française ici.
This post was cross-posted on ecollab carnival blog, as part of a collaborative thinking about the future of the training department.
Productivity: The amount of output per unit of input (labor, equipment, and capital).
Enterprise has for long understood, and applied, that training and education are an important part of its hunt for competitive advantages. At operational level, first, training allows for better adequacy between employees, their role, and the hierarchy- and process-based ‘mechanics’ of Enterprise. At competitive level, then, acquisition of new knowledge is for companies both a way to keep best talents in house and a way to setup an innovation friendly ecosystem. In both cases, education and learning have taken a privileged position in professional environments, and is now openly recognized as an important productivity source.
It is quite striking to see how much this concept, rationalized, statutory, acquisition of formal and explicit knowledge in order to maximize individual productivity, is now spread across our whole society, bridging more and more closely business and education worlds, notably with generalization of internship requirements. This concept, however, ceases today to be legitimate.
While apparently justified by security and… productivity concerns, present trend of blocking access to main social networks rather looks like a desperate attempt in denying actual cultural and societal evolution. How could we otherwise explain such practices, as more than 40% of employees will use a mobile terminal to priority access the internet in two years from now? Whether they want it or not, companies will soon face a real organizational dilemma: to witness a drastic individual productivity dropout, for letting employees freely access the social web, or to provide them internally with an environment as much attractive as the one they can find outside. As the ideal enterprise will stay, for long, an almost unreachable ideal, other solutions have to be considered for a vast majority of companies. Finding the most relevant one? This seems quite an evidence for most of us: we have to recognize the importance of knowledge informal acquisition, and to include this activity in the general framework of individual listening and self-training task.
The growing importance of informal knowledge, and its necessary integration into professional education, doesn’t limit itself to external influence. Whether they wish it or not, companies are today involved into collaborative initiatives which question the very foundations of individual productivity. It will have to be more and more transferred to the community, one of its natural functions being training through implicit knowledge sharing.
From being considered today as a source for productivity, in our hierarchy and process-based structures, training will very logically and quickly become one of its critical components. This will ultimately modify existing relations between knowledge, innovation and production. Concretely, and naturally, social learning will pave the way for Enterprise 2.0.
By Thierry de Baillon
English version here.
Ce billet est cross-publié sur le blog carnival ecollab dans le cadre d’une réflexion collective sur l’avenir de la formation en entreprise.
Productivité : rapport entre la production d’un bien ou d’un service et l’ensemble des intrants nécessaires à sa production (travail, équipement et capitaux).
L’entreprise a depuis longtemps compris, et intégré, l’importance de la formation dans sa recherche permanente d’avantages compétitifs. Dans sa dimension opérationnelle, tout d’abord, l’apprentissage permettant une meilleure adéquation entre les employés, le rôle qu’ils occupent, et la « mécanique » hiérarchique et procédurale de l’entreprise. Dans sa dimension compétitive, ensuite, l’acquisition de nouveaux savoirs étant pour l’entreprise à la fois un moyen de retenir les talents et celui de mettre en place un écosystème propice à l’innovation. Dans les deux cas, l’apprentissage a acquis une place privilégiée dans l’univers professionnel, et est ouvertement reconnue comme source importante de productivité.
Il est d’ailleurs frappant de voir à quel point cette notion, celle de l’acquisition raisonnée d’un savoir explicite et formalisé, statufié, en vue de maximiser la productivité individuelle, trouve un écho dans la société toute entière, établissant des passerelles de plus en plus étroites avec le monde de l’éducation, notamment à travers la pratique généralisée des stages. Une notion qui, pourtant, cesse aujourd’hui d’être légitime.
En s’appuyant en apparence sur des raisons de sécurité et… de productivité, la tendance actuelle des entreprises à bloquer l’accès aux grands réseaux sociaux apparaît davantage comme une tentative désespérée de nier les changements sociétaux en cours. Alors que 40% des employés accèderont prioritairement à l’internet via un terminal mobile d’ici deux ans, comment expliquer autrement des mesures aussi dérisoires ? Qu’elles le veuillent ou non, les entreprises devront faire face à un véritable dilemme organisationnel : laisser s’effondrer la productivité individuelle, en autorisant leurs employés à accéder librement au web social, ou leur offrir en interne un environnement de travail aussi attractif que ce qu’ils trouvent à l’extérieur. Cette entreprise parfaite restant, et ce pour de longues années encore, un idéal difficilement accessible, d’autres solutions doivent être envisagées pour la majorité des entreprises. La plus pertinente ? Elle va de soi pour bon nombre d’entre nous : il s’agit de reconnaître l’importance de l’acquisition informelle du savoir, et d’inclure cette activité dans le cadre d’un travail de veille et d’auto-formation de l’individu.
L’importance croissante du savoir implicite, et sa nécessaire intégration à l’apprentissage, ne s’arrête pas à l’influence extérieure. Qu’elles le souhaitent ou non, les entreprises sont aujourd’hui entraînées dans une démarche collaborative qui remet en question les fondements même de la productivité individuelle. Celle-ci devra, de plus en plus, être déléguée à la communauté, dont l’une des fonctions naturelles est l’apprentissage par le biais du partage de savoir implicite.
Aujourd’hui considéré, dans nos structures hiérarchiques à base de processus, comme source de productivité, l’apprentissage va très logiquement et rapidement en devenir une des composantes essentielles, modifiant ainsi les rapports aujourd’hui en place entre savoir, innovation et production. De façon concrète et naturelle, le social learning ouvrira de fait la voie à l’Entreprise 2.0.
